Encuentra a continuación nuestras POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y DATOS (en adelante «P&P”), los cuales entraron en vigor el 1ro de enero del 2025.

Bienvenido estimado usuario, cliente, event planner y/o proveedor

BYPLANNER S.A.S. (en adelante, “BYPLANNER”) está comprometida con la protección de la privacidad y la seguridad de los datos personales de sus usuarios. Esta Política de Privacidad detalla los tipos de datos que recopilamos, los fines para los que los utilizamos y las medidas implementadas para garantizar su protección. Al utilizar nuestros servicios, usted acepta los términos establecidos en esta política, en conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

El propósito de esta Política de Tratamiento es salvaguardar el derecho constitucional al Habeas Data, garantizando que todas las personas puedan conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recopilada y almacenada en las bases de datos de BYPLANNER. Asimismo, se busca proteger los derechos fundamentales consagrados en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, que reconocen el derecho a la intimidad, la protección de datos personales y la libertad de información.

Además, esta política establece los derechos de los Titulares de los datos personales y proporciona los canales y mecanismos necesarios para que puedan ejercerlos, ya sea a través de consultas o reclamos. BYPLANNER pone a disposición de los usuarios las herramientas necesarias para garantizar el cumplimiento efectivo de estos derechos, conforme a las normas vigentes en Colombia.

1. Definiciones

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

4. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de Comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

5. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

6. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

7. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

8. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

9. Formas de recabar los datos personales: BYPLANNER podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (i) Inscripción o uso de la página web BYPLANNER; (ii) suscripción de cualquier tipo de plan, contrato, alianza y/o convenio con BYPLANNER.

2. Información que recopilamos

1. Información Personal: Al utilizar BYPLANNER, recopilamos información personal que incluye, pero no se limita a, nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, datos de eventos (como listas de invitados), y cualquier otra información proporcionada por el usuario a través de la plataforma, ya sea al llenar formularios, cargar contactos desde su dispositivo móvil, o mediante el uso de aplicaciones y otras interfaces.

2. Información No Personal: Recopilamos información no personal que incluye dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo, y detalles del navegador. Esta información se utiliza para mantener la seguridad de la cuenta y mejorar la experiencia del usuario.

3. Información Pública: Cualquier información compartida en la plataforma, como detalles del evento, lista de invitados y cualquier contenido relacionado, es pública y puede ser visible para otras personas a través del enlace proporcionado para el evento. El usuario es responsable de controlar lo que hace público, especialmente si se trata de información sensible.

4. Información de Contacto:Recopilamos información de contacto, como dirección de correo electrónico y número de teléfono, para autenticar y mantener la seguridad de su cuenta, así como para enviarle notificaciones relacionadas con el evento.  

5. Información Sensible: En algunos casos, BYPLANNER puede recopilar información sensible proporcionada directamente por EL USUARIO que adquiere el plan, relacionada con las restricciones médicas, dietéticas o religiosas de los invitados al evento. Esta información se recopila exclusivamente con el propósito de garantizar la correcta planificación del evento, como en el caso de comidas específicas, actividades adecuadas o cumplimiento de prácticas culturales o religiosas.

Disclaimer: BYPLANNER únicamente utiliza esta información para los fines específicos relacionados con el evento, y su tratamiento se realiza bajo la autorización expresa del usuario que contrató el plan. Esta información no será compartida ni utilizada para ningún otro propósito que no sea el directamente relacionado con la ejecución del evento. Además, BYPLANNER implementa medidas de seguridad para garantizar que esta información sensible sea tratada con estricta confidencialidad y conforme a la normativa legal vigente.

3. Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento

BYPLANNER S.A.S. recopila y utiliza los datos personales de sus usuarios para diversos fines, que incluyen la prestación de servicios, la mejora de la experiencia del usuario, y la personalización de los productos y servicios ofrecidos. A continuación, se detallan las finalidades específicas para las cuales se utilizan los datos recopilados:

1. Proveer los Servicios y Productos Requeridos:Los datos personales son utilizados para ofrecer los servicios y productos solicitados por los usuarios, asegurando que la plataforma funcione adecuadamente y cumpla con las expectativas del cliente.

2. Informar sobre Nuevos Productos y Servicios: BYPLANNER puede utilizar la información personal para mantener informados a los usuarios sobre nuevos productos, servicios, y actualizaciones relevantes, así como sobre cualquier cambio en los mismos.

3. Evaluación de la Calidad del Servicio: Los datos también se utilizan para evaluar la calidad de los servicios prestados, con el fin de realizar mejoras continuas y proporcionar una experiencia más eficiente y satisfactoria para los usuarios.

4. Marketing y Promociones: BYPLANNER podrá enviar información comercial, publicitaria o promocional a través de correo electrónico, celular, o teléfono fijo, sobre productos, servicios, eventos o promociones. Esto incluye campañas publicitarias o concursos organizados por BYPLANNER o en colaboración con terceros. Los usuarios podrán optar por no recibir estas comunicaciones en cualquier momento.

5. Transferencia de Datos a Terceros: BYPLANNER podrá transferir, suministrar, compartir, enviar o entregar los datos personales de sus usuarios a terceros, tanto dentro como fuera del país, siempre en cumplimiento de las disposiciones legales aplicables y con el fin exclusivo de dar soporte a las actividades relacionadas con el objeto social de la empresa. Estas transferencias pueden realizarse para fines comerciales, estadísticos, publicitarios, comparativos o cualquier otra actividad que sea necesaria para garantizar la correcta prestación de los servicios contratados por los usuarios. 
En todos los casos, los datos proporcionados a terceros estarán sujetos a un propósito determinado, claramente especificado por BYPLANNER. Dichos terceros estarán obligados a utilizar los datos únicamente para los fines indicados y deberán eliminarlos de sus registros una vez cumplida la finalidad para la cual fueron entregados, salvo que exista una disposición legal o contractual que autorice su conservación por un período adicional. 
BYPLANNER se compromete a establecer acuerdos claros con los terceros que reciban los datos, exigiendo el cumplimiento de normas estrictas de confidencialidad y seguridad, garantizando que los datos personales de los usuarios sean protegidos de acuerdo con los más altos estándares legales y éticos. Además, BYPLANNER informará a los usuarios sobre las transferencias realizadas, cuando así lo exija la legislación vigente, y les brindará claridad sobre el tratamiento que recibirán sus datos por parte de los terceros involucrados.

6. Personalización de Servicios:La información personal recopilada se utiliza para personalizar la experiencia del usuario en la plataforma, adaptando los servicios a las preferencias y necesidades específicas de cada cliente.

7. Gestión de Eventos y Notificaciones: BYPLANNER utiliza los datos para gestionar y organizar los eventos, incluyendo el envío de invitaciones, la confirmación de asistencia, y los recordatorios relacionados. Además, se personaliza la experiencia tanto del usuario como de los invitados. En particular, BYPLANNER enviará a los invitados a eventos de todo tipo como bodas notificaciones sobre su participación en el evento, proporcionando detalles sobre itinerarios, hoteles, actividades complementarias como turismo y transporte, y otros aspectos del evento. Este proceso puede incluir hasta 5 comunicaciones por evento, dependiendo de la proximidad de la boda, para garantizar que los invitados estén bien informados y puedan confirmar su asistencia a través del enlace proporcionado en la plataforma. Los destinatarios de estas comunicaciones son personas invitadas a bodas y todo tipo de eventos, con énfasis en aquellos que residen en el extranjero, como en Estados Unidos y otros países.

4. Derechos de los titulares de datos personales

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de BYPLANNER:

1. Derecho de acceso: En virtud del cual podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de BYPLANNER para efectos de consultarlos de manera gratuita a su solicitud, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

2.Derecho de actualización, rectificación y supresión: En virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.

 Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular.

5. Forma de recolectar los datos

BYPLANNER S.A.S. recopila datos personales de sus usuarios, clientes y visitantes mediante diversas formas y medios, asegurando la legalidad y transparencia en cada proceso. A continuación, se detallan las principales formas de recolección de datos utilizadas:

1.A través del acceso en la plataforma: Los datos personales se recopilan automáticamente cuando los usuarios acceden, se registran y utilizan la plataforma de BYPLANNER. Entre los datos que pueden almacenarse automáticamente se incluyen: URL de procedencia, navegador utilizado, dirección IP del usuario, datos técnicos asociados al dispositivo utilizado para acceder a la plataforma.

2. Mediante correos electrónicos: BYPLANNER puede recopilar datos personales a través de intercambios de correos electrónicos con los usuarios, ya sea para el registro, resolución de dudas, coordinación de eventos o cualquier interacción relacionada con los servicios ofrecidos.

3. A través del acceso a páginas web de la Compañía: Los usuarios que acceden a los sitios web de BYPLANNER proporcionan información que puede ser recopilada mediante formularios en línea, cookies y otras tecnologías de seguimiento autorizadas.

4. A través de la aplicación móvil: Al utilizar la aplicación de BYPLANNER, los usuarios crean un perfil mediante un nombre de usuario y una contraseña. Durante este proceso, se recopilan datos personales necesarios para la correcta prestación de los servicios.

5. Mediante llamadas telefónicas: En el caso de interacción con los usuarios a través de llamadas telefónicas, BYPLANNER podrá recopilar información proporcionada directamente por el usuario para propósitos de registro, gestión de eventos o atención al cliente.

6. Eventos: BYPLANNER puede recolectar datos personales de los asistentes a eventos organizados directamente por la empresa o en los que participe como colaborador, para el propósito de ofrecer y personalizar sus servicios.

7. Transferencias desde aliados estratégicos: Los datos también pueden ser recolectados mediante la transmisión o transferencia de información proporcionada por aliados estratégicos de BYPLANNER, siempre que dichas transferencias cumplan con las disposiciones legales aplicables y se utilicen para fines autorizados.

6. Limitaciones temporales al tratamiento de datos

La sociedad BYPLANNER S.A.S., solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

7. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares del dato personal

El área administrativa de la sociedad BYPLANNER. será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 4 de la presente política. Para tales efectos, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo al correo electrónico byplannerasistivo@gmail.com o escribir a la línea de WhatsApp  BYPLANNER +57 313 672 8443.

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

8. Medidas de seguridad

BYPLANNER. se compromete a garantizar la protección de los datos personales de sus usuarios mediante la implementación de medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizativas diseñadas para prevenir el acceso no autorizado, la pérdida, alteración, divulgación o uso indebido de la información. Estas medidas incluyen, entre otras, el cifrado de datos sensibles, el uso de protocolos seguros de comunicación, sistemas de autenticación, control de accesos y monitoreo constante de los sistemas tecnológicos para identificar y mitigar posibles vulnerabilidades.

Sin embargo, BYPLANNER informa a sus usuarios que, debido a la naturaleza inherente de las tecnologías digitales y las redes de comunicación, ninguna medida de seguridad puede ofrecer una protección absoluta. Siempre existirá un riesgo residual asociado al almacenamiento y transmisión de datos a través de internet, incluidos ataques cibernéticos, accesos no autorizados u otros incidentes fuera del control razonable de BYPLANNER.

En este contexto, BYPLANNER recomienda a los usuarios tomar medidas adicionales para proteger su información, tales como el uso de contraseñas seguras, la no compartición de información confidencial a través de canales no protegidos, y la actualización constante de sus dispositivos y navegadores para evitar vulnerabilidades. Asimismo, en caso de detectar cualquier irregularidad o sospecha de acceso no autorizado a su información personal, los usuarios deben informar de inmediato a BYPLANNER para que se adopten las medidas correctivas pertinentes.

9. Transmisión y/o transferencia de datos

BYPLANNER S.A.S. podrá transmitir o transferir los datos personales recopilados a nivel nacional o internacional, siempre cumpliendo con las disposiciones legales aplicables en materia de protección de datos y asegurando que los terceros destinatarios adopten medidas de seguridad adecuadas para proteger la información transmitida. Esta transmisión o transferencia se realizará bajo las siguientes condiciones:

BYPLANNER podrá compartir la información personal con socios comerciales y proveedores de servicios necesarios para garantizar la correcta ejecución de los servicios solicitados por los usuarios. Entre estos servicios se incluyen, pero no se limitan a, la gestión de eventos, envío de invitaciones, personalización de notificaciones, y cualquier otra actividad que forme parte del objeto social de la compañía. Los proveedores y socios que accedan a estos datos estarán obligados a firmar acuerdos de confidencialidad y privacidad, garantizando que el uso de la información se limite exclusivamente a los fines autorizados por BYPLANNER.

En ciertos casos, BYPLANNER podrá compartir información personal con autoridades gubernamentales, regulatorias o judiciales, siempre que medie un requerimiento legal válido. Esta transferencia podrá realizarse para dar cumplimiento a obligaciones legales, proteger la seguridad de los usuarios o la integridad de la plataforma, o colaborar en investigaciones relacionadas con actos ilícitos.

Adicionalmente, cuando la transferencia de datos personales se realice a nivel internacional, BYPLANNER se asegurará de que el país receptor cuente con estándares de protección de datos equivalentes a los exigidos por las leyes colombianas o, en su defecto, garantizará la adopción de medidas contractuales que proporcionen un nivel de protección adecuado. Esto incluye el establecimiento de cláusulas contractuales estándar o acuerdos internacionales de privacidad, en caso de ser necesario.

En todos los casos, BYPLANNER se compromete a informar a los usuarios sobre las transferencias de sus datos y las finalidades específicas de las mismas, asegurando que estas prácticas sean transparentes y respeten los derechos de los titulares

10. Consentimiento del usuario

Al ingresar en la plataforma y hacer uso de los servicios de BYPLANNER, el usuario otorga su consentimiento tácito para el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos establecidos en esta Política de Privacidad. Este consentimiento incluye la recopilación, almacenamiento, uso, transferencia y demás actividades relacionadas con sus datos, en concordancia con las finalidades descritas y con las disposiciones legales aplicables.  

No se requiere que el usuario realice una acción explícita para otorgar su consentimiento, ya que este se entiende concedido al momento de la inscripción en la plataforma o al utilizar cualquiera de los servicios ofrecidos. Sin embargo, BYPLANNER pone a disposición de los usuarios herramientas y configuraciones dentro de su cuenta que les permiten gestionar sus preferencias de privacidad. Estas configuraciones ofrecen al usuario la posibilidad de limitar o ajustar el alcance del tratamiento de sus datos, garantizar su protección y, en su caso, revocar el consentimiento otorgado en los términos permitidos por la normativa aplicable.

 El usuario declara que al continuar utilizando la plataforma ha leído y comprendido los términos de esta Política de Privacidad, aceptando las condiciones de uso y tratamiento de su información. En caso de que el usuario no esté de acuerdo con estas disposiciones, deberá abstenerse de utilizar los servicios de BYPLANNER. Asimismo, se recomienda a los usuarios revisar periódicamente esta Política de Privacidad para estar informados sobre cualquier actualización que pueda afectar el manejo de sus datos personales.

11. Retención de datos

Los datos personales proporcionados por el usuario serán conservados durante 15 días después de la fecha del evento. Sin embargo, BYPLANNER puede almacenar los datos de manera indefinida para fines operativos o comerciales, como la creación de un historial de eventos o para la gestión de futuros servicios.

12. Modificaciones a la política de privacidad

BYPLANNER se reserva el derecho de modificar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Los cambios serán notificados a los usuarios a través de actualizaciones en la plataforma, y el uso continuado del servicio implicará la aceptación de dichos cambios.

12. Contáctenos

Si tiene preguntas sobre esta Política de Privacidad o desea ejercer alguno de sus derechos respecto a la información que tenemos sobre usted, puede contactarnos en: byplannerasistivo@gmail.com